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发表于 2010-7-6 10:16:03 | 显示全部楼层 |阅读模式

美新路办公室“信件等信息”处理流程

前言:
1、各基地发信时间:每周二
2、若发信日恰逢节假日,则就近挪至前一个或下一个工作日。
3、若发信日之后四天内该基地有回访,则信件随回访捎带,不发EMS。
4、若某基地的发信日,信件总数小于3封的话,则这些信顺延至下一个发信日。
5、每次发信,都要求由一人整理,另一人审核,谨防出错。

以下为工作人员发信操作步骤:
一、取信
每次发信前,约下午2:30左右到楼下的楼宇信箱和办公室门口的信箱将当天的信件取出,录入数据库后,再将其他信从“信件分拣后”柜子中取出,按班级进行整理和查对。


二、分信(以白土窑基地为例)
1、取出白土窑基地所有信件,将其按班分好。
2、按班别分好后,再将每个班的信,按信封大小,由小到大排列好。
3、将所有信件,按年级和班级,由七年级一班到九年级四班的顺序排列,每个班中最小信封在前,最大信封在后,从而将每个班级区分开来。

三、查信
进入数据库按照基地和交往日期查询本次应发信件信息。
【 *交往日期:上次发信日期的“次日”至本次发信的当天日期】

四、核对信件
将整理好的信件与数据库中的记录按班级核对,若不一致则查找原。核对无误后,再进行下一步。

五、从数据库中导出发信数据【大朋友/小朋友/小朋友班级/备注】
内容及备注(XFYP:信封邮票; LW:礼物; KX:口信; Re:回复)
六、EMS集体发信

七、论坛发信公示
在美新路论坛中的“大朋友之家”中的【通信往来】子版块发布发信公示。
公示帖子主题格式为:★★★XX年X月X日办公室发信记录(基地名称)
帖子信息包含【大朋友/小朋友/小朋友班级/备注】


*美新路论坛通信往来版块链接:http://www.newpathfound.org/bbs/ ... orumdisplay&fid=112

请大朋友发信后及时关注办公室EMS发信公示,关注发信动态,如有已寄信件不在发信公示内,请及时与我们联系


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xieshunxi + 10 哇噻,太棒了~
问问 + 10 积累的成果!
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发表于 2010-7-6 11:27:33 | 显示全部楼层
请大家关注:『 家园新闻专版 』

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发表于 2010-7-6 11:33:09 | 显示全部楼层

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发表于 2010-7-6 12:16:10 | 显示全部楼层
Live life to its fullest, and be positive always... in spite of difficult times!My heart will go on!
如果说我们是浪漫主义者,是不可救药的理想主义分子,我们想的都是不可能的事情,那么我们将一千零一次回答,是的,我们就是这样的人。
去爱吧,如同从来没有受过伤害一样
跳舞吧,如同没有任何人注视你一样
唱歌吧,如同没有任何人聆听你一样
工作吧,如同不需要金钱一样
生活吧,如同今日是末日一样
生活很简单,喜欢的就争取,得到的就珍惜,失去了就释怀
像呼吸一样频繁地开怀笑,像生命一样长久地全心爱

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发表于 2010-7-6 15:38:24 | 显示全部楼层
这个长期置顶呗

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mhfnm + 5 听你的,我置顶一段时间

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逆风的方向更适合飞翔~

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发表于 2010-7-6 16:52:43 | 显示全部楼层
俺作证,这是用心积累、一次次改进的结果。
一张貌似简单的登记表,花费了制表人、用表人不断实践、不管改良、不断琢磨的细心和耐心,才有了现在项目简洁、说明清晰的信件登记表~~~
嗯,我要说一句,鸿飞是个善于动脑筋的好孩子~~~~~鉴定完毕
喜欢和煦的阳光

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发表于 2010-7-6 22:50:58 | 显示全部楼层
这么复杂,我只看第一行就好啦,哈哈
大爱无疆 大道无垠

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发表于 2010-9-14 15:28:48 | 显示全部楼层

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发表于 2010-11-1 22:21:54 | 显示全部楼层
有个问题,我们是在信封上写“美新路转某某小朋友”收吗?还是我们在外面的信封写你们的地址,里面再套一个小信封,写小朋友的地址,你们收到后拆掉外面的,把里面的集体快递给他们吗?

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 楼主| 发表于 2010-11-1 22:30:25 | 显示全部楼层
本帖最后由 mhfnm 于 2010-11-1 22:34 编辑

回复 9# 未来之爱


其实那个志愿服务小贴士上有,就直接在收件人后面写上 转:。。。。。就可以了

http://www.newpathfound.org/bbs/viewthread.php?tid=10634&page=1&extra=#pid85476

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发表于 2010-11-1 22:41:38 | 显示全部楼层
回复 10# mhfnm

谢谢!我再仔细研读一下那个服务小贴士,呵呵
未来之爱,牵手前行。。。。活在此刻,未来即是现在。。。行动从现在开始。。。

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 楼主| 发表于 2010-12-15 08:47:34 | 显示全部楼层
回复 6# 问问


随着信件登记的伙伴们的熟悉,已经把您那天的建议放进去,更新了表格,将于明年使用。

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 楼主| 发表于 2010-12-29 20:25:19 | 显示全部楼层
因办公室变换布局,装信件的柜子有变化,方式也有变化,所以及时更新了此帖。

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茶水部部长

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发表于 2011-11-2 09:24:06 | 显示全部楼层
大家来热情关注一下流程吧。

我改名叫谢东良了,但不打算改身份证,就这么叫我好了。
淡泊以明志,宁静以致远。
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